Rapports en publications

Rapport annuel au Parlement 2007-2008

Emblème des Forces canadiennes

L’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels au sein du ministère de la Défense nationale et des Forces canadiennes

Table des matières

  1. À propos du ministère de la Défense nationale et des Forces canadiennes
  2. Direction de l’accès à l’information et protection des renseignements personnels (DAIPRP)
  3. Rapport sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

1. À propos du ministère de la Défense nationale et des Forces canadiennes

Mission du ministère de la Défense nationale et des Forces canadiennes

Le ministère de la Défense nationale (MDN) et les Forces canadiennes (FC) ont pour mission de défendre le Canada, ainsi que ses intérêts et valeurs, tout en contribuant à la paix et sécurité internationales.

Portefeuille de la Défense

À bien des égards, le ministère de la Défense nationale est une organisation qui ressemble aux autres ministères du gouvernement. Il a été fondé en vertu d’une loi, la Loi sur la défense nationale, qui énonce les responsabilités du ministre, notamment sa responsabilité vis-à-vis du Ministère. En vertu de la Loi sur la défense nationale, le MDN et les FC sont des entités distinctes qui travaillent en étroite collaboration sous la direction du ministre de la Défense nationale . Celui-ci détient des responsabilités particulières que lui confère la Loi en cause, ainsi que des responsabilités relativement à l’application d’autres lois, règlements et ordonnances.

Le portefeuille de la Défense se compose du ministère de la Défense nationale et des Forces canadiennes, ainsi que de huit organisations de portefeuille distinctes, notamment :

Les FC comprennent les commandements d’armée (Marine, Armée de terre et Force aérienne), les commandements opérationnels (COM Canada, COMFEC, COMFOSCAN et COMSOCAN) ainsi que les organisations et services de soutien suivants :

Ensemble, les divers éléments du portefeuille de la Défense assurent la prestation des services et capacités de base nécessaires à la défense du Canada et des intérêts canadiens, et constituent une juridiction importante au sein de la collectivité globale de sécurité nationale canadienne.

Vu les différences qui caractérisent les relations entre le MDN et chacune des organisations de portefeuille, le niveau de service qui leur est offert varie également. Chaque organisation présente des besoins et responsabilités différents et par conséquent mérite un traitement distinct, bien qu’équitable. Une telle structure de rapport est conçue pour assurer une reddition de comptes efficace tout en maintenant une relation fondée sur le « principe d’autonomie ». Les différences relevées sur le plan des associations ressemblent de près aux portefeuilles d’autres ministères du gouvernement.

Le Conseil du Trésor se sert du Cadre de responsabilisation de gestion pour mettre l’accent sur la coordination du portefeuille. Le Bureau du Conseil privé dirige également le respect de la coordination du portefeuille à l’échelle de l’administration fédérale conformément à la Loi fédérale sur la responsabilité. Le MDN comprend une section de gouvernance et de coordination du portefeuille pour aborder ces exigences.

La reddition de comptes au sein du MDN et des FC est décrite de manière détaillée dans le document intitulé Organisation et reddition de comptes : guide à l’intention des membres des Forces canadiennes et du ministère de la Défense nationale. La responsabilité particulière à l’égard des résultats et mesures de rendement afférentes au niveau organisationnel des sous-ministres adjoints et des chefs d’état-major d’armée est énoncée dans le Plan de la Défense en direct.

Organisation et structure du Ministère

Le ministère de la Défense nationale et les Forces canadiennes (MDN et FC) présentent une organisation du personnel toute particulière qui comprend deux composantes distinctes, l’une militaire et l’autre civile. Le tableau ci-dessous indique les effectifs de chacune des composantes :

Effectif ministériel par composante au 31 mars 2008
Militaires :
Force régulière :
Première réserve :
64 403
25 640
Employés civils (nommés pour une période indéterminée) : 25 966
Effectif total (militaire et civil) : 116 009

Chaîne de commandement

L’orientation générale de l’administration et des opérations est assurée par le Quartier général de la Défense nationale (QGDN) à Ottawa, l’exécution de fonctions particulières étant confiée aux divers éléments du Ministère et des Forces canadiennes situées d’un bout à l’autre du pays.

L’Ombudsman du MDN et des FC relève directement du ministre de la Défense nationale à qui il doit rendre des comptes. Son bureau sert de source directe d’information, d’orientation et d’éducation et aide les personnes à accéder aux services d’aide et de recours du MDN et des FC. L’autonomie dont bénéficie l’Ombudsman à l’égard des questions d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels (AIPRP) qui relèvent de sa compétence garantit la confidentialité des renseignements qui sont portés à son attention. L’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP) au sein du Bureau de l’Ombudsman fait donc l’objet d’un rapport annuel distinct.

Le Comité des griefs des Forces canadiennes, la Commission d’examen des plaintes concernant la police militaire et le Bureau du Commissaire du Centre de la sécurité des télécommunications sont des organismes séparés et distincts du MDN. Ils ne sont donc pas pris en compte dans le présent rapport annuel

Organigramme

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2. Direction de l’accès à l’information et protection des renseignements personnels (DAIPRP)

But de la Loi sur la protection des renseignements personnels

La Loi sur la protection des renseignements personnels est entrée en vigueur le 1 er juillet 1983. Le paragraphe 12(1) de la LPRP stipule que les citoyens canadiens, les résidents permanents (au sens de la Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés), tous les détenus (au sens de la partie 1 de la Loi sur le système correctionnel et la mise en liberté sous condition) et les personnes qui se trouvent au Canada (mais qui ne sont pas des citoyens canadiens, des résidents permanents ou des détenus) ont le droit d’accéder à leurs renseignements personnels qui sont sous le contrôle MDN et des FC. Ce droit d’accès est restreint par la nécessité de protéger les renseignements sensibles et de permettre le fonctionnement efficace du gouvernement, tout en favorisant la transpa rence et la responsabilisation au sein des institutions gouvernementales.

La Loi protège aussi les renseignements personnels des individus en empêchant d'autres personnes d'y avoir accès et aborde les éléments de la collecte, de la conservation, de l’exactitude, de l’élimination, de l’utilisation et de la communication des renseignements personnels.

Mission de la DAIPRP

La DAIPRP a pour mission d’assurer la prestation de services, de conseils professionnels et d’une formation en matière d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels au sein du MDN et des FC.

Mandat de la DAIPRP

Agissant au nom du ministre de la Défense nationale, la DAIPRP a pour mandat de sensibiliser les personnes, de faire respecter les lois, les règlements et la politique du gouvernement et d’établir des directives ministérielles, y compris des normes, relativement à toutes les questions liées à la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels. La compétence de la DAIPRP en cette matière s’étend à tous les éléments des Forces canadiennes et du ministère de la Défense nationale, exception faite du bureau de l’Ombudsman, de la Commission d’examen des plaintes concernant la police militaire, du Bureau du Commissaire du Centre de la sécurité des télécommunications et du Comité des griefs des Forces canadiennes, qui sont des institutions distinctes sous l’autorité du ministre de la Défense nationale et qui sont responsables de leur propre application de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels.

Délégation de pouvoirs

Au MDN et dans les FC, un seul coordinateur, à savoir le directeur de la DAIPRP, est chargé d’appliquer et de coordonner la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels au sein de l’organisation. Sur le plan des questions organisationnelles, la DAIPRP relève du sous-ministre adjoint, Finances et Services du Ministère (SMA Fin SM) par l’entremise du directeur général – Services ministériels partagés (DGSMP). Au besoin, la DAIPRP consulte des spécialistes et d’autres organisations au sujet de questions juridiques ainsi que de questions d’affaires publiques et de politique.

Conformément à l’article 73 de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, une délégation de pouvoirs est signée par le ministre de la Défense nationale, aux termes de laquelle le ou la titulaire du poste de directeur – Accès à l’information et protection des renseignements personnels ainsi que le, la ou les titulaires du ou des postes de directeur adjoint – Accès à l’information et protection des renseignements personnels exercent tous les pouvoirs et remplissent toutes les fonctions confiées au Ministre en qualité de responsable de l’institution aux termes des Lois en cause. Elle délègue également d’autres pouvoirs et fonctions particulières aux employés de la DAIPRP. Voir l’annexe B.

Organisation de la DAIPRP

La Direction de l’accès à l’information et protection des renseignements personnels (DAIPRP) au sein du MDN et des FC compte un effectif de 60 employés civils, 2 militaires et 4 consultants. L’effectif de la DAIPRP est réparti en groupes de travail se composant d’un groupe de services de soutien administratif, d’un groupe chargé de la protection des renseignements personnels, de trois groupes chargés de l’accès à l’information (AI) et d’un groupe de planification stratégique qui se charge de l’ensemble des politiques, de la formation et des besoins en TI de l’AIPRP.

La DAIPRP produit un plan d’activités annuel et fixe des objectifs de rendement annuels qui font l’objet d’un contrôle.

Fonds de renseignements personnels

La DAIPRP présente une mise à jour annuelle sur le fonds de renseignements du Ministère au Secrétariat du Conseil du Trésor aux fins de publication. Une description des fonds de renseignements personnels détenus par le MDN et les FC se trouve dans les publications suivantes :

Info Source est disponible par l’entremise des bibliothèques publiques et universitaires, des bureaux de circonscription des députés fédéraux, et sur l’Internet à http://www.infosource.gc.ca.

Salle de lecture

Une salle de lecture est accessible aux personnes souhaitant examiner les publications du MDN et des FC et d’autres documents publics régis par l’institution. Les personnes souhaitant visiter la salle de lecture doivent prendre un rendez-vous à l’avance au téléphone. Le numéro à composer est le 613-995-3821.

La salle de lecture du MDN est située à :

Place de Ville, Tour B, 17 e étage
112, rue Kent
Ottawa (Ontario)

Site Internet de la DAIPRP

Le site Internet de la DAIPRP peut être consulté à :
http://www.admfincs.forces.gc.ca/daip/intro_f.asp?sel=atip.

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3. Rapport sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Demandes présentées aux termes de la Loi

Le groupe client des demandes de communication de renseignements personnels du MDN et des FC se compose essentiellement de fonctionnaires fédéraux et membres du personnel des Forces canadiennes, à la fois anciens et courants. Les demandes concernent des enjeux liés au personnel, aux renseignements médicaux ou relations de travail.

Au cours de la période visée par le présent rapport, le ministère de la Défense nationale a reçu au total 5244 nouvelles demandes présentées aux termes de la Loi sur la protection des renseignements personnels, a reporté 932 autres demandes de l’exercice précédent (2006-2007) et a traité 5566 demandes. Sur ces 5566 demandes, 1043 ont été transmises à d’autres institutions fédérales, n’ont pas pu être traitées, ou ont été abandonnées. Au total, 760 568 pages ont été examinées, dont 724 447 ont été communiquées. 610 demandes ont été reportées à l’exercice 2008-2009.

Le MDN et les FC ont également répondu à 37 demandes de consultation concernant des demandes de communication de renseignements personnels impliquant des documents ou enjeux du MDN et des FC.

De plus, 2525 demandes de renseignement non officielles ont été traitées par la DAIPRP à l’appui du but global du MDN et des FC qui consiste à fournir des renseignements pertinents aux Canadiens de manière informelle et en temps utile. Ces demandes ont été présentées par des employés des FC, à la fois anciens et courants, à la recherche de renseignements consignés dans leur dossier de personnel et de solde pour les besoins du programme de rachat de service antérieur de la Réserve.

Réponse donnée aux demandes traitées

Les demandes traitées ont donné lieu aux réponses suivantes :

Délais de traitement et prorogations

Les 5566 demandes présentées en 2007-2008 ont été traitées dans les délais suivants :

Exceptions invoquées

Le MDN et les FC ont invoqué les exceptions suivantes :

Plaintes et enquêtes

Au cours de l’exercice visé par le rapport, 46 plaintes ont été déposées auprès du Commissaire à la protection de la vie privée : 

Au total, 39 enquêtes sur les plaintes ont été menées et ont abouti aux conclusions suivantes :

Au total, 57 plaintes ont été reportées à l’exercice 2008-2009.

Divulgations aux termes de l’article 8

Sur les deux divulgations en vertu de l’alinéa 8(2)(m), la première impliquait la communication d’une adresse à domicile pour les besoins d’un sondage, tandis que la deuxième concernait un rapport sur la sécurité des matières dangereuses visant un civil décédé. Conformément aux prescriptions de la Loi, le Commissaire à la protection de la vie privée a été dûment avisé dans les deux cas.

Couplage et partage des données

Aucune initiative de couplage ou de partage des données n’a été entreprise par le MDN et les FC pendant la période visée par le rapport.

Coûts

En 2007–2008, la DAIPRP a engagé un montant estimatif de 1 261 305 $ au titre de charges salariales et de 368 141 $ au titre de frais administratifs pour l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Ces montants ne tiennent pas compte des ressources utilisées par les secteurs des programmes du MDN pour répondre aux exigences des Lois.

Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

La politique sur l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) est entrée en vigueur le 2 mai 2002. Son but est d’assurer aux Canadiens que les principes de la protection de la vie privée sont pris en compte pendant la conception, la mise en œuvre et l’évolution des programmes et services impliquant des renseignements personnels. La politique stipule que les programmes et services présentant des risques potentiels d’atteinte à la vie privée fassent l’objet d’une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée.

Au cours de la période visée par le présent rapport, une ÉFVP sur l’impartition d’une partie du processus des vérifications préalables à l’emploi des FC a été réalisée et présentée au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada. Le sommaire de l’ÉFVP est publié sur le site Web du Ministère à l’adresse suivante :
http://www.admfincs.forces.gc.ca/daip/intro_f.asp?sel=atip.

Séances de formation

Au cours de 2007–2008, la DAIPRP a continué à dispenser une formation régulière aux employés. Au total, 71 séances de formation ont été animées et 1402 participants ont été sensibilisés à la Loi, à leurs obligations et au processus à suivre au sein du MDN et des FC. Des séances personnalisées ont également été animées pour des groupes spécialisés. La DAIPRP continue à financer des séances de formation en dehors de la région de la capitale nationale. Les séances en cause sont indispensables à une conformité accrue aux lois sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels.

Des séances sur place ont été offertes aux membres du personnel de la DAIPRP. Deux officiers du Bureau du Conseil privé ont animé des séances d’information sur l’application de l’article 70 de la Loi, et deux séances de formation ont été animées sur l’article 27 de la Loi.

En sus de gérer les demandes d’accès à l’information et de communication de renseignements personnels, le personnel de l’accès à l’information et protection des renseignements personnels (AIPRP) fournit des conseils aux employés et gestionnaires du MDN et des FC au sujet des exigences en matière de conformité aux lois et anime des séances d’information sur le traitement des demandes d’AIPRP.

Sommaire des modifications importantes apportées aux opérations ou procédures

Aucune modification à signaler.

Politiques et procédures mises en œuvre ou révisées

La DAIPRP s’est engagée à rédiger une politique ministérielle pour aborder la question de violation de la protection de la vie privée. La politique devrait être en place la période visée par le prochain rapport.

Modifications mises en œuvre par suite des enjeux soulevés par le Commissaire à la protection de la vie privée

Le Commissaire à la protection de la privée n’a soulevé aucun enjeu.

Demande déposée devant la Cour fédérale ou la Cour d’appel fédérale

Aucune demande à signaler.

Rapport statistique sur la Loi

Le rapport en titre se trouve à l’appendice A.