DOAD 1002-2, Demandes non officielles de renseignements personnels

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Date de publication : 1 999-04-09

Date de modification : 2004-10-01

Application : Le présent document est une directive qui s'applique aux employés du ministère de la Défense nationale, ci-après nommés « employés du MDN », et une ordonnance qui s'applique aux officiers et militaires du rang des Forces canadiennes (FC), ci-après nommés « militaires ».

Autorité approbatrice : La présente DOAD est publiée avec l'autorisation du sous-ministre adjoint (Finances et Services du Ministère) (SMA[Fin SM]).

Renseignements : Directeur - Accès à l'information et protection des renseignements personnels (DAIPRP)

Aperçu

Terminologie

Dans la présente DOAD, les expressions suivantes ont le même sens que dans l'article 3 de la Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP) :

Accès aux renseignements personnels

Les employés du MDN et les militaires, actuels et anciens, peuvent avoir accès aux renseignements personnels les concernant qui relèvent du MDN ou des FC, en présentant l'une ou l'autre des demandes suivantes :

Demandes officielles de renseignements personnels

Pour toute information sur les demandes officielles de renseignements personnels, veuillez consulter la DOAD 1002-1, Demandes de renseignements personnels en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

L'acquiescement à une demande non officielle de renseignements personnels n'empêche pas une personne de présenter une demande officielle en vertu de la LPRP.

Principes directeurs

Présentation d'une demande non officielle

Les demandes non officielles de renseignements personnels permettent habituellement un accès plus rapide aux renseignements.

Pour obtenir la communication des renseignements personnels qui le concernent, l'individu doit :

Si la demande vise une information qui n'est pas contenue dans un FRP énuméré au bloc Tableau des FRP, l'individu qui désire en obtenir la communication doit alors présenter une demande officielle au DAIPRP.

Seules les demandes officielles peuvent faire l'objet d'une plainte auprès du Commissaire à la protection de la vie privée.

Accès au moment de la retraite, de la libération ou de la mutation

Les renseignements personnels qui sont recueillis et conservés aux fins de gestion du personnel pendant la période d'emploi des employés du MDN ou la période de service des militaires doivent être mis à la disposition de ceux-ci au moment de leur retraite, de leur libération ou de leur mutation.

Conservation des renseignements

Les renseignements personnels qui pourraient ne pas être assujettis aux dispositions de la LPRP doivent être faciles à extraire (c'est-à-dire, dans un dossier temporaire ou une enveloppe cachetée portant l'inscription « Ne doit être ouvert que par …  ») des dossiers pour lesquels les demandes non officielles d'accès sont habituellement acceptées.

Sous réserve des dispositions de la Loi sur les archives nationales, les BPR ne devraient pas conserver de double des dossiers.

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Traitement des demandes non officielles

La communication non officielle des renseignements doit :

Le tableau suivant énonce les tâches exécutées par un BPR suite à la réception d'une demande non officielle de renseignements personnels :

Étape Tâches des BPR

1

Informer le requérant de la distinction entre :

  • un accès non officiel;
  • un accès officiel en vertu de la LPRP.

2

Si vous …
détenez les renseignements demandés,

vous devez …
en aviser le requérant.

Si vous …
ne détenez pas les renseignements demandés,

vous devez …
envoyer la demande au BPR pertinent (si connu) ou demander au requérant de s'adresser au DAIPRP.

3

Si les renseignements demandés …
sont conservés dans un FRP désigné aux fins des demandes non officielles (voir le bloc Tableau des FRP),

vous devez …
supprimer tous les renseignements personnels concernant une autre personne et tout autre renseignement qui doit être prélevé (voir le module Prélèvements).
Nota - En cas de doute sur l'application des prélèvements, consultez le DAIPRP.

Si les renseignements demandés …
ne sont pas conservés dans un FRP désigné aux fins des demandes non officielles,

vous devez …
demander au requérant d'envoyer la demande au DAIPRP à titre de demande officielle en vertu de la LPRP.

4

Aviser le requérant de tout prélèvement effectué et de ses motifs (en consultant les articles de la LPRP à titre d'orientation).

5

Le BPR doit effectuer l'une ou l'autre des tâches suivantes :

  • fournir au requérant les renseignements demandés et, dans la mesure du possible, fournir l'accès à un photocopieur;
  • envoyer au requérant une copie des renseignements demandés si la consultation de ces renseignements aux installations du MDN ou des FC causerait des inconvénients déraisonnables au requérant.

Divulgation par mégarde de renseignements personnels

Si des renseignements personnels concernant une autre personne sont divulgués par mégarde au requérant, le BPR doit :

Fichiers de renseignements personnels désignés aux fins des demandes non officielles

Aperçu

Les FRP fournissent un résumé des renseignements personnels conservés par le MDN et les FC. En vertu de la LPRP, les FRP doivent inclure tous les renseignements personnels marqués de façon à pouvoir être retrouvés par référence à l'aide de l'un des renseignements suivants :

Les FRP doivent également comprendre les renseignements personnels qui ont été, sont ou peuvent être utilisés à des fins administratives.

Les requérants peuvent obtenir un accès non officiel aux renseignements personnels les concernant conservés dans les FRP ministériels désignés aux fins des demandes non officielles énumérés dans le tableau ci-après.

Les demandes de renseignements personnels qui ne se trouvent pas dans les FRP désignés aux fins des demandes non officielles doivent faire l'objet d'un traitement par le DAIPRP, le coordonnateur ministériel de la protection des renseignements personnels, au moyen d'une demande officielle de renseignements personnels. (Voir la DOAD 1002-1, Demandes de renseignements personnels en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.)

Tableau des FRP

Le tableau suivant contient une liste alphabétique, mise à jour annuellement, des FRP désignés aux fins des demandes non officielles et le numéro de FRP correspondant :

Nom du FRP Numéro du FRP

Accidents d'automobile, de bateau, d'embarcation et d'avion

MDN POE 908

Aide aux employés

MDN POE 916

Aide financière - Caisse d'assistance au personnel des Forces canadiennes (CAPFC)

MDN PPE 802

Aumônerie militaire

MDN PPE 807

Banque de données du comité d'examen des titres de créance de la police militaire

MDN PPE 833

Base de données sur les pertes subies par les Forces canadiennes

MDN PPE 817

Cartes d'identification et laissez-passer

MDN POE 917

Cartes d'identité et de contrôle d'accès

MDN PPE 896

Centre du ministère de la Défence nationale et d'Anciens Combattants Canada pour le soutien des militaires blessés ou retraités et de leurs familles

MDN PPE 824

Code régissant les conflits d'intérêts et l'après-mandat

MDN POE 915

Code régissant les conflits d'intérêts et l'après-mandat - Militaire

MDN PPE 864

Comité de sélection des officiers - Programmes de perfectionnement universitaire et de formation de spécialistes

MDN PPE 848

Comité de sélection et résultats du comité de sélection supplémentaire

MDN PPE 899

Conseil financier du RARM

MDN PPE 803

DAPES - Habillement en ligne

MDN PPE 829

Demandes de renseignements adressées par des organismes d'enquête et réponses à ces demandes

MDN PPE 854

Désignation des personnes à charge supplémentaires, demandes d'un complément de rémunération et demandes de remboursement de frais médicaux ou de frais d'hospitalisation à l'extérieur du Canada

MDN PPE 809

Désignation des prisons militaires et des casernes de détention

MDN PPE 863

Divulgation interne d'information concernant des actes fautifs au travail

MDN POE 923

Dossier de renseignements personnels des membres des Forces canadiennes

MDN PPE 818

Dossier des articles de la solde

MDN PPE 858

Dossier des empreintes digitales à la Défense nationale

MDN PPE 801

Dossier des pensions

MDN PPE 859

Dossier personnel de l'escadron - Aspirants officiers

MDN PPE 845

Dossier personnel d'un employé

MDN POE 901

Dossiers de formation des officiers de sélection du personnel (O Sel P)

MDN PPE 877

Dossiers dentaires

MDN PPE 811

Dossiers du personnel militaire des unités

MDN PPE 836

Dossiers médicaux

MDN PPE 810

Dossiers personnels - Cadets de la marine, de l'armée et de l'air

MDN PPE 839

Dossiers sur l'enregistrement

MDN PPU 025

Dossiers sur le personnel - instruction

MDN PPE 842

Dossiers sur les examens administratifs de cas

MDN PPE 814

Dossiers des stagiaires du Collège des Forces canadiennes

MDN PPE 843

Dossiers sur les participants militaires aux études de troisième cycle

MDN PPE 878

Dotation

MDN POE 902

Évaluation du rendement

MDN POE 912

Fichiers de renseignements personnels pour les officiers du Cadre des instructeurs de cadets

MDN PPE 822

Fonds non publics (FNP); dossiers des employés

MDN PPE 865

Formation et perfectionnement

MDN POE 905

Formulaires de demande de service pour l'infrastructure à clés publiques (ICP)

MDN PPE 813

Garderie en milieu de travail

MDN POE 930

Griefs

MDN POE 910

Harcèlement

MDN POE 919

Harcèlement

MDN PPE 875

Histoire, patrimoine et distinctions honorifiques

MDN PPE 823

Indemnités d'instruction des personnes à charge

MDN PPE 876

Journaux de contrôle des réseaux électroniques

MDN POE 922

Langues officielles

MDN POE 906

La relève du groupe de relève de la direction

MDN PPE 861

L'Assurance - Régime d'assurance-revenu militaire (RARM)

MDN PPE 808

Les comités de révision/Procédés - Nominations des officiers supérieurs à un collège de commandement et d'état-major

MDN PPE 821

Les comités de sélection des programmes militaires de promotion au rang d'officier

MDN PPE 847

Loi canadienne sur les droits de la personne - Discrimination (Civile)

MDN PPU 036

Loi canadienne sur les droits de la personne - Discrimination (Militaires)

MDN PPU 035

Mesures disciplinaires

MDN POE 911

Normes professionnelles médicales

MDN PPE 898

Personnel militaire - dossier des griefs

MDN PPE 831

Plaintes contre les membres de la police militaire

MDN PPU 070

Planification financière - Services financiers du RARM

MDN PPE 804

Politique de reconnaissance

MDN POE 920

Présences et congés

MDN POE 903

Procès-verbaux des cours martiales

MDN PPE 830

Programme de mentorat du CST

MDN PPE 820

Programme de primes au mérite

MDN PPE 826

Programme de tests obligatoires de dépistage de drogues des Forces canadiennes

MDN PPE 890

Programme d'équité en matière d'emploi

MDN POE 918

Programme d'équité en matière d'emploi pour les Forces canadiennes

MDN PPE 816

Programme des primes à l'initiative

MDN PPE 825

Programmes de dotation

MDN PPU 065

Protection des renseignements personnels

MDN PPU 030

Rapports d'appréciation du rendement

MDN PPE 838

Rapports de vérification de la police militaire

MDN PPU 071

Relevés de notes - étudiants du collège militaire canadien

MDN PPE 844

Rémunération et avantages

MDN PPE 904

Renseignements - Banque de données - Recherche psychotechnique des Forces canadiennes

MDN PPE 815

Sécurité et santé au travail

MDN POE 907

Services sociaux

MDN PPE 812

Système de garnison du personnel à Alert

MDN PPE 871

Système de gestion des ressources humaines (SGRH)

MDN PPE 805

Système de renseignements - Programme national de recherche et de sauvetage (SR PRNS)

MDN PPU 050

Stationnement

MDN POE 914

Voyages et réinstallation

MDN POE 913

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Prélèvements

Prélèvements en fonction des exceptions

Toute information communiquée suite à une demande non officielle de renseignements personnels peut faire l'objet d'un prélèvement en fonction des exceptions prévues par la LPRP et énumérées au bloc Tableau des exceptions.

Exceptions obligatoires et discrétionnaires

Il existe deux types d'exceptions qui s'appliquent à la communication de renseignements personnels, tel que l'indique le bloc Tableau des exceptions.

À la colonne intitulée Critères de refus, la désignation... signifie que l'information...

obligatoire

ne doit pas être communiquée.

discrétionnaire

peut être communiquée ou non.

Nota - Dans de nombreux cas, la décision de communiquer l'information se fonde sur un critère subjectif.

Critère subjectif

Dans le cas de prélèvements fondés sur un critère subjectif, l'accès aux renseignements demandés peut être refusé lorsque la communication « risquerait vraisemblablement de porter préjudice » à l'intérêt précisé dans l'exception.

Trois facteurs généraux doivent être pris en compte lors de l'évaluation du préjudice potentiel, comme l'explique d'une façon plus détaillée le document du Secrétariat du Conseil du Trésor intitulé Exceptions, à savoir jusqu'à quel point le tort présumé est :

Exemple - Critère subjectif

Si la communication de renseignements personnels touchant une enquête en cours entraînerait vraisemblablement la disparition d'éléments de preuve non recueillis, l'accès aux renseignements doit être refusé en vertu de l'alinéa 22(1)b) de la LPRP qui serait invoqué à titre de disposition consultative.

Dans le contexte d'une demande officielle présentée en vertu de la LPRP, l'alinéa 22(1)b) serait invoqué à titre de disposition juridique, et non à titre consultatif.

Tableau des exceptions

Les exceptions prévues par la LPRP, qui servent de motif de prélèvement de l'information des demandes non officielles de renseignements personnels, sont énumérées au tableau suivant :

Exception Renseignements par sujet Critère de refus Mesures à prendre

18(2)

Fichiers inconsultables

Discrétionnaire

Consulter le DAIPRP avant de communiquer les renseignements.

19(1)
19(2)

Renseignements personnels obtenus à titre confidentiel (autre gouvernement, organisation, administration ou organisme)

Obligatoire

Refuser de communiquer les renseignements sauf si le gouvernement, l'organisation, ou l'organisme qui a fourni les renseignements consent à leur communication ou les rend publics.

20

Affaires fédéro-provinciales

Discrétionnaire

Refuser de communiquer les renseignements si leur divulgation risque vraisemblablement de porter préjudice à la conduite des affaires fédérales-provinciales.

21

Affaires internationales et défense

Discrétionnaire

Appliquer le critère subjectif.

22(1)a)

Respect des lois et enquêtes

Discrétionnaire

Appliquer l'exception, selon le besoin, aux organismes d'enquêtes précisés dans l'article 5 du Règlement sur la protection des renseignements personnels.

22(1)b)

Respect des lois et enquêtes

Discrétionnaire

Appliquer le critère subjectif.

22(2)

Fonctions de police provinciale ou municipale

Obligatoire

Consulter le DAIPRP avant de communiquer les renseignements.

23

Enquêtes de sécurité

Discrétionnaire

Refuser de communiquer les renseignements si leur divulgation risquerait vraisemblablement de révéler l'identité de la personne qui a fourni les renseignements.

24

Individus condamnés pour une infraction

Discrétionnaire

Appliquer le critère subjectif.

25

Sécurité des individus

Discrétionnaire

Refuser de communiquer les renseignements si leur divulgation risquerait vraisemblablement de nuire à la sécurité des individus.

26

Renseignements concernant un autre individu

Obligatoire/
Discrétionnaire

Refuser de communiquer les renseignements concernant d'autres individus, à moins qu'ils n'y consentent. Sinon, les renseignements ne peuvent être communiqués qu'en vertu du paragraphe 8(2) de la LPRP.

27

Secret professionnel des avocats

Discrétionnaire

Ne pas communiquer les renseignements avant de consulter le DAIPRP (qui consultera les services juridiques au besoin).

28

Dossiers médicaux

Discrétionnaire

Appliquer le critère subjectif pour les renseignements relatifs à l'état physique ou mental du requérant. Consulter l'article 13 du Règlement sur la protection des renseignements personnels.

Responsabilités

Tableau des responsabilités

Le tableau suivant énonce les responsabilités relatives aux demandes non officielles de renseignements personnels :

Le... est chargé de ou d'...

DAIPRP
  • établir des politiques et des procédures afin de permettre aux individus d'avoir accès de façon efficace et non officielle aux renseignements personnels auxquels ils ont droit;
  • assurer une formation relative aux demandes non officielles de renseignements personnels au sein du MDN et des FC;
  • avertir les individus de toute divulgation accidentelle de leurs renseignements personnels;
  • créer et modifier les FRP au sein du MDN et des FC, aux fins d'approbation par le Conseil du Trésor;
  • s'assurer de la disponibilité au sein du MDN et des FC, de la LPRP, des règlements, des DOAD, des lignes directrices et des publications en matière de demandes non officielles de renseignements personnels;
  • orienter les BPR à l'égard des enjeux en matière de demandes non officielles de renseignements personnels.

BPR
  • s'assurer que les renseignements personnels sont transmis aux individus en conformité avec les dispositions de la LPRP;
  • donner un accès non officiel aux renseignements personnels conformément aux dispositions de la présente DOAD;
  • éviter d'annoter les dossiers dans le but d'indiquer qu'une personne a eu accès à ses renseignements personnels de façon non officielle;
  • tenir à jour des données statistiques afin d'évaluer la charge de travail et le service à la clientèle associés à l'accès non officiel;
  • consulter le DAIPRP, en cas de doute, à savoir si les renseignements personnels peuvent être communiqués.

Références

Références principales

Références supplémentaires