DOAD 3003-1, Exigences relatives aux marchandises contrôlées en matière de gestion, de sécurité et d’accès

Identification

Date de publication : 2002-12-06

Date de modification : 2011-08-23

Application : La présente DOAD est une directive qui s’applique aux employés du ministère de la Défense nationale, ci-après nommés « employés du MDN », et une ordonnance qui s’applique aux officiers et aux militaires du rang des Forces canadiennes (FC), ci‑après nommés « militaires ».

Autorité approbatrice : Sous-ministre adjoint (Matériels) (SMA[Mat])

Renseignements : Directeur – Relations, analyse et politiques industrielles (DRAPI) – Bureau de l’accès et du transfert de la technologie contrôlée (ATTC)

Définitions

Assistance technique contrôlée (controlled technical assistance)
S’entend au sens de la DOAD 3003-0, Marchandises contrôlées.
Démilitarisation (demilitarization)
S’entend au sens de la DOAD 3003-0, Marchandises contrôlées.
Documentation technique contrôlée (controlled technical data)
S’entend au sens de la DOAD 3003-0, Marchandises contrôlées.
Entrepreneur intégré (embedded contractor)
S’entend au sens de la DOAD 3003-0, Marchandises contrôlées.
Marchandises contrôlées (controlled goods)
S’entendent au sens de la DOAD 3003-0, Marchandises contrôlées.
Matériels (materiel)
S’entendent au sens du paragraphe 2(1) de la Loi sur la défense nationale.
Technologie contrôlée (controlled technology)
S’entend au sens de la DOAD 3003-0, Marchandises contrôlées.

Abréviations

Tableau des abréviations

La présente DOAD contient les abréviations suivantes :

Abréviation Mot ou expression en toutes lettres
AA autorité en matière d’achat
ASM agent de sécurité ministériel
AT autorité technique
ATTC accès et transfert de la technologie contrôlée
CDM code de démilitarisation
CMC conseiller en matière de marchandises contrôlées
cmdt commandant
conseiller de N1 conseiller de niveau un
DMC Direction des marchandises contrôlées
DRAPI directeur – Relations, analyse et politiques industrielles
ITAR International Traffic in Arms Regulations
LPD Loi sur la production de défense
RAQ représentant de l’assurance de la qualité
SAFC Système d’approvisionnement des Forces canadiennes
SCGC Système de catalogage du gouvernement canadien
SIGRD Système d’information de la gestion des ressources de Défense
SMA(Mat) sous-ministre adjoint (Matériels)
SSI Secteur de la sécurité industrielle
TI technologie de l’information
TPSGC Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

Aperçu

Objet

La présente DOAD a pour objet de donner des instructions sur la façon de :

Nota – Dans la présente DOAD, « accès » s’entend notamment de l’examen, de la possession et du transfert des marchandises contrôlées.

La majeure partie des marchandises contrôlées du MDN et des FC ne sont pas classifiées. La présente DOAD s’applique aux marchandises contrôlées tant non classifiées que classifiées. Les marchandises contrôlées classifiées sont assujetties, outre la présente DOAD, aux politiques de sécurité du gouvernement du Canada et aux politiques et instructions en matière de sécurité du MDN et des FC.

Conséquences du défaut de se conformer à la DOAD

L’accès non autorisé aux marchandises contrôlées ou tout autre défaut par un employé du MDN ou un militaire de se conformer à la présente DOAD, peut entraîner la prise de mesures administratives ou disciplinaires, ou les deux.

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Gestion

Conseiller en matière de marchandises contrôlées

Un conseiller de N1 auquel incombent des responsabilités liées aux marchandises contrôlées doit nommer, pour son organisation, au moins une personne de niveau approprié au poste de CMC. Le CMC doit :

Il est possible de nommer d’autres CMC à des niveaux inférieurs si l’emplacement, les rôles ou les responsabilités en jeu l’exigent.

Après leur nomination, les CMC doivent communiquer avec le Bureau de l’ATTC et s’inscrire à la formation nécessaire pour remplir leurs fonctions.

Formation

Le Bureau de l’ATTC a établi une série de modules d’apprentissage en ligne disponibles sur son site intranet pour donner aux employés du MDN, aux militaires, aux entrepreneurs intégrés et aux fonctionnaires d’autres ministères qui travaillent dans des installations du MDN et des FC, l’information dont ils ont besoin pour gérer et protéger les marchandises contrôlées.

Veuillez communiquer avec le Bureau de l’ATTC si vous souhaitez obtenir des renseignements supplémentaires sur la formation.

Planification

Le gestionnaire ou le cmdt auquel incombe des responsabilités liées aux marchandises contrôlées doit tenir compte, dans les documents ci-après, des instructions énoncées dans la présente DOAD :

Approvisionnement

L’inclusion potentielle de marchandises contrôlées dans un processus d’approvisionnement doit être déterminée le plus tôt possible.

Les soumissionnaires éventuels à un processus d’approvisionnement qui inclut des marchandises contrôlées ont besoin de suffisamment de temps pour :

En outre, il se peut que l’AA ait besoin d’obtenir une autorisation étrangère s’il faut donner aux soumissionnaires, au cours du processus d’appel d’offres, l’accès à des marchandises contrôlées d’origine étrangère que possèdent le MDN et les FC.

Les employés du MDN et les militaires qui participent au processus d’appel d’offres doivent veiller à ce que des mesures de protection soient en place pour le retour au MDN et aux FC, ou pour la démilitarisation, de toutes les marchandises contrôlées transférées, au cours du processus d’appel d’offres, à un soumissionnaire qui n’a pas été retenu (voir le bloc Tableau des mesures de protection pour les marchandises contrôlées non classifiées pour obtenir des renseignements supplémentaires au sujet des marchandises contrôlées non classifiées).

L’AT compétent doit veiller à ce que les nouvelles marchandises contrôlées d’origine étrangère soient cataloguées dans le SCGC, avec la référence appropriée. Par exemple, dans le cas des marchandises contrôlées provenant des États-Unis et réglementées par les ITAR, la référence devrait indiquer l’une ou l’autre des autorisations d’exportation suivantes :

Voir le bloc Tableau des responsabilités pour connaître les responsabilités supplémentaires de l’AA et, de l’AT quant à la gestion des marchandises contrôlées au cours d’un processus d’approvisionnement.

Marchandises contrôlées d’origine étrangère

Avant de signer tout document lié au contrôle de l’exportation des marchandises contrôlées d’origine étrangère, les employés du MDN et les militaires doivent le remettre au Bureau de l’ATTC afin que celui-ci l’examine et l’approuve.

Lorsque le document est signé :

Avant de transférer des marchandises contrôlées d’origine étrangère à une personne qui n’est pas visée par l’autorisation d’exportation étrangère originale, il faut communiquer avec le Bureau de l’ATTC pour déterminer :

Nota – Il est fortement recommandé de planifier à l’avance si le transfert de marchandises contrôlées d’origine étrangère est envisagé puisque l’obtention d’une autorisation étrangère peut prendre plusieurs semaines ou mois.

Entrepreneur intégré

Un gestionnaire ou un cmdt auquel incombe des responsabilités liées aux marchandises contrôlées doit veiller à ce que les entrepreneurs intégrés à leur organisation aient accès aux marchandises contrôlées uniquement s’ils :

L’entrepreneur intégré doit signer une lettre par laquelle il reconnaît ses obligations relativement à la manipulation et à la protection des marchandises contrôlées, y compris les obligations prévues dans la présente DOAD. Un modèle de lettre se trouve sur le site intranet du Bureau de l’ATTC.

Voir le bloc Accès pour obtenir des renseignements supplémentaires.

Aliénation

Lorsque le MDN et les FC déclarent des marchandises contrôlées excédentaires, il n’est possible d’en effectuer l’aliénation que de l’une des façons suivantes :

Voir la série de DOAD 3013 pour obtenir des renseignements supplémentaires sur l’aliénation du matériel déclaré excédentaire et la série de DOAD 3017 pour obtenir des renseignements supplémentaires sur le transfert de matériel à d’autres ministères.

Si les marchandises contrôlées d’origine étrangère doivent être transférées à une tierce partie non visée par l’autorisation d’exportation originale, il faut communiquer avec le Bureau de l’ATTC ou le directeur – Opérations de chaîne d’approvisionnement – Surplus, ventes, artefacts et prêts, selon le cas, pour obtenir l’autorisation étrangère appropriée.

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Démilitarisation

Toutes les marchandises contrôlées du MDN et des FC sont identifiées à l’aide d’un CDM dans le SCGC ou dans un autre système de gestion du matériel pertinent.

Les marchandises contrôlées doivent être démilitarisées conformément aux instructions de démilitarisation appropriées données par l’AT compétent. Un représentant autorisé du MDN ou des FC doit superviser la démilitarisation et une copie du certificat de démilitarisation et, le cas échéant, des documents à l’appui, doit être envoyée à l’AT afin qu’il la conserve pendant cinq ans.

Pour des fins de reddition de comptes, le représentant autorisé du MDN ou des FC doit être une personne qui a suffisamment de connaissances techniques pour déterminer si les marchandises contrôlées ont été démilitarisées ou non. Ce représentant doit être, selon le cas :

Si les marchandises contrôlées doivent être démilitarisées à l’extérieur du Canada et qu’aucun représentant autorisé du MDN ou des FC n’est disponible, une personne qualifiée (p. ex. un RAQ qui connaît les marchandises contrôlées ou le type de technologie en cause) d’un autre gouvernement, approuvée par le Bureau de l’ATTC, doit être témoin de la démilitarisation.

S’ils ne sont pas transférés à une personne autorisée, la documentation technique contrôlée non classifiée et les supports de données correspondants doivent être démilitarisés avant d’être aliénés conformément aux instructions du bloc Tableau des mesures de protection pour les marchandises contrôlées non classifiées.

Les marchandises contrôlées qui sont démilitarisées ne sont plus considérées comme des marchandises contrôlées au Canada et elles peuvent généralement être transférées à un citoyen canadien sans nécessiter d’autorisations canadiennes ou étrangères.

Nota – Il se peut que le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international exige tout de même un permis d’exportation pour les marchandises contrôlées démilitarisées à destination de l’étranger.

Veuillez communiquer avec le Bureau de l’ATTC si vous souhaitez obtenir des instructions supplémentaires sur le processus de démilitarisation.

Perte ou compromission de marchandises contrôlées

Lorsqu’une perte ou une compromission de marchandises contrôlées est découverte, le gestionnaire ou le cmdt doit veiller à ce qu’elle soit déclarée au Bureau de l’ATTC dans un délai de 48 heures à l’aide du formulaire DND 2585-F, Formulaire de perte ou compromission de marchandises contrôlées, qui se trouve sur le site intranet du Bureau de l’ATTC. Cette exigence de déclaration s’ajoute aux exigences actuelles en matière de déclaration énoncées dans les politiques de sécurité et les instructions applicables du MDN et des FC. Le Bureau de l’ATTC doit veiller, par la même occasion, à ce que la perte ou la compromission soit déclarée à l’ASM qui détient le pouvoir délégué en matière de sécurité pour la gestion d’incidents de sécurité au MDN et aux FC.

Pour décider s’il mènera une enquête sur une perte ou une compromission de marchandises contrôlées, le gestionnaire ou le cmdt doit tenir compte des éléments suivants :

S’il existe un soupçon que la cause de la perte ou compromission de marchandises contrôlées soit une violation à la sécurité, une infraction à la sécurité ou une activité criminelle, le gestionnaire ou le cmdt doit veiller à ce que l’incident soit du même coup signalé au détachement de police militaire le plus près.

Si aucune enquête n’a encore été menée et que le Bureau de l’ATTC ou l’ASM est d’avis qu’une enquête est nécessaire dans les circonstances, le gestionnaire ou le cmdt doit mener l’enquête dans les plus brefs délais sur requête.

Dans les 30 jours suivant la conclusion de toute enquête, le gestionnaire ou le cmdt doit informer le Bureau de l’ATTC :

Après la conclusion de l’enquête, les marchandises contrôlées doivent être radiées à l’aide du formulaire CF 152, Rapport sur les ajustements du matériel.

Le Bureau de l’ATTC est responsable, au nom du MDN et des FC, de toute exigence en matière de déclaration qui doivent être remis à des organisations qui ne font pas partie du MDN et des FC.

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Sécurité

Marquage et identification

Il faut appliquer un marquage à la documentation technique contrôlée et une identification aux autres marchandises contrôlées lors de leur ajout à l’inventaire du MDN et des FC.

L’AT compétent doit :

Toutes les marchandises contrôlées de l’inventaire du MDN et des FC doivent être correctement identifiées comme telles dans le SCGC, le SAFC et le SIGRD.

À la réception de l’authentification faite par le Bureau de l’ATTC, l’AT doit, au besoin et dans les limites de ses compétences, corriger le marquage de la documentation technique contrôlée et de l’identification des autres marchandises contrôlées.

Le personnel du Dépôt des publications du directeur – Opérations de la chaîne d’approvisionnement doit faire en sorte que la documentation technique contrôlée qui est stockée et saisie dans leurs systèmes de référence soit adéquatement marquée.

En cas de divergence sur l’identification des marchandises contrôlées, le Bureau de l’ATTC a le pouvoir final de décision en la matière.

Veuillez communiquer avec le Bureau de l’ATTC si vous souhaitez obtenir des renseignements supplémentaires sur le marquage et l’identification.

Tableau des mesures de protection pour les marchandises contrôlées non classifiées

Les employés du MDN et les militaires doivent observer les mesures de protection ci-après de sorte que seules les personnes autorisées, en fonction de leur besoin de connaître, aient accès aux marchandises contrôlées non classifiées :

Dans le cas… les mesures de protection suivantes doivent être appliquées :
de l’entreposage physique,
  • entreposer les marchandises contrôlées qui ne sont pas surveillées :
    • soit, en zone d’opération, dans un endroit qui peut être verrouillé afin d’empêcher l’accès non autorisé, notamment un tiroir, un classeur, une pièce de travail, un casier d’entreposage ou un parc de stockage;
    • soit ouvertement, dans une zone de sécurité.
de l’entreposage électronique,
  • entreposer les documents électroniques qui contiennent de la technologie contrôlée de façon que seules les personnes autorisées y aient accès;
  • utiliser des systèmes ou logiciels de gestion de l’information qui, après avoir identifié et authentifié les personnes demandant l’accès aux documents électroniques, peuvent accorder cet accès aux personnes autorisées.
de la démilitarisation de documentation technique contrôlée sur support papier,
  • détruire complètement la documentation technique contrôlée sur support papier qui n’est plus nécessaire, à l’aide de l’un des moyens suivants :
    • matériel de destruction approuvé de type II énuméré dans le Guide d’équipement de sécurité de la Gendarmerie royale du Canada;
    • service de destruction privé qui utilise ce matériel de destruction approuvé de type II et qui détient au moins une habilitation de sécurité de niveau II (secret) octroyée par TPSGC.
de la démilitarisation de marchandises contrôlées,
  • communiquer avec l’AT compétent pour obtenir des instructions de démilitarisation.
de la démilitarisation de supports de TI,
  • démilitariser tout support de TI qui contient ou a contenu de la technologie contrôlée conformément aux instructions fournies pour les supports de niveau secret dans le document intitulé Effacement et déclassification des supports d’information électroniques (ITSG-06).
de la transmission électronique,
  • transmettre la technologie contrôlée à une personne autorisée par téléphone, télécopieur, courriel, base de données ou réseau local, à condition qu’il soit clairement indiqué que la transmission contient de la technologie contrôlée pour que la personne soit consciente des obligations afférentes.
de la transmission physique,
  • traiter la transmission physique (p. ex. par la poste ou par porteur) des marchandises contrôlées conformément aux exigences relatives aux documents protégés A décrites à l’appendice C de la norme du Conseil du Trésor intitulée Norme opérationnelle sur la sécurité matérielle.
du transport,
  • transporter les marchandises contrôlées conformément aux exigences relatives aux documents protégés A décrites à l’appendice C de la norme du Conseil du Trésor intitulée Norme opérationnelle sur la sécurité matérielle.

Transmission et transport physiques

Lorsque les marchandises contrôlées sont transmises ou transportées physiquement, les employés du MDN et les militaires doivent veiller :

Accès

Accès aux marchandises contrôlées au sein du MDN et des FC

Un gestionnaire ou un cmdt doit veiller à ce que les employés du MDN, les militaires, les entrepreneurs intégrés et les fonctionnaires d’autres ministères qui travaillent dans des installations du MDN et des FC et qui ont besoin d’accéder à de la technologie contrôlée ou d’examiner d’autres marchandises contrôlées :

Le Bureau de l’ATTC peut accorder, au cas par cas, une dispense aux non-canadiens.

De plus, le gestionnaire ou le cmdt doit veiller à ce que les entrepreneurs intégrés soient inscrits à la DMC de TPSGC conformément au Règlement sur les marchandises contrôlées.

Se servir d’une marchandise contrôlée ou accéder aux documents destinés à l’opérateur ne constitue pas un accès à une technologie contrôlée ou un examen de marchandises contrôlées. Les militaires qui se servent de marchandises contrôlées (p. ex. les chauffeurs, les artilleurs et les fantassins) n’ont donc pas besoin de satisfaire à ces conditions pour accéder aux marchandises contrôlées dont ils se servent.

Insigne d’identité

Le gestionnaire ou le cmdt auquel incombent des responsabilités liées aux marchandises contrôlées doit veiller à ce que les employés du MDN, les militaires, les entrepreneurs intégrés et les fonctionnaires d’autres ministères qui travaillent dans des installations du MDN et des FC, et qui ont besoin d’accéder à de la technologie contrôlée ou d’examiner d’autres marchandises contrôlées, portent ou puissent montrer un insigne indiquant clairement qu’ils sont autorisés à agir ainsi.

L’insigne d’identité doit comporter à tout le moins :

Il incombe au cmdt de formation de mettre en œuvre et de mettre à jour le système d’identité.

Le Bureau de l’ATTC peut donner des conseils sur les exigences en matière d’insigne d’identité et sur des systèmes d’identité de rechange.

Accès aux marchandises contrôlées au Canada

Toute personne qui souhaite avoir accès à des marchandises contrôlées au Canada doit être inscrite à la DMC de TPSGC, à l’exception, selon le cas :

Nota – Ceci s’ajoute aux exigences énoncées dans le bloc Marchandises contrôlées d’origine étrangère, s’il y a lieu.

Accès par une personne d’un pays étranger

Toute demande d’accès aux marchandises contrôlées par une personne d’un pays étranger – autre que les États-Unis – doit être envoyée au SSI de TPSGC pour examen.

Nota – Ceci s’ajoute aux exigences énoncées dans le bloc Marchandises contrôlées d’origine étrangère, s’il y a lieu.

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Responsabilités

Tableau des responsabilités

Le tableau suivant énonce les responsabilités relatives à la présente DOAD :

Le, l’ ou les… est chargé ou chargée ou sont chargés de ou d’…
SMA(Mat)
  • élaborer des instructions d’acquisition et de soutien du matériel pour les marchandises contrôlées.
conseillers de N1
  • publier les plans, les procédures et les instructions nécessaires afin de garantir que dans leur organisation, les employés du MDN, les militaires, les entrepreneurs intégrés et les fonctionnaires d’autres ministères qui travaillent dans des installations du MDN et des FC se conforment aux exigences :
    • de la LPD, du Règlement sur les marchandises contrôlées, des ITAR et des règlements applicables d’autres pays;
    • de la présente DOAD;
    • des autres instructions applicables du MDN et des FC sur la gestion et la sécurité des marchandises contrôlées, et l’accès à celles-ci.
ASM
  • élaborer et publier des politiques sur la sécurité des marchandises contrôlées;
  • veiller à la surveillance et au respect des exigences en matière de sécurité des marchandises contrôlées;
  • mener des enquêtes, au besoin, sur la perte ou la compromission de marchandises contrôlées.
prévôt des Forces canadiennes
  • publier des politiques sur les enquêtes menées par la police militaire sur la perte ou la compromission de marchandises contrôlées;
  • publier des politiques et de fournir des conseils techniques sur la sécurité physique des marchandises contrôlées.
Bureau de l’ATTC
  • donner aux employés du MDN, aux militaires, aux entrepreneurs intégrés et aux fonctionnaires d’autres ministères qui travaillent dans des installations du MDN et des FC des conseils d’experts, du soutien, de la formation et de l’aide quant à tout ce qui concerne la gestion et la sécurité des marchandises contrôlées, et l’accès à celles-ci;
  • revoir et approuver toutes les ébauches de documents liés au contrôle de l’exportation (p. ex. certificats de l’utilisateur final, licences d’exportation et accords de licences techniques ou de fabrication);
  • diriger les activités de vérification de conformité afin de veiller à ce que les organisations et unités traitent les marchandises contrôlées conformément à la présente DOAD;
  • signaler les problèmes de conformité au SMA(Mat) ou, selon le cas, au vice-chef d’état-major de la Défense ou à un autre conseiller de N1 responsable pour qu’ils puissent prendre des mesures correctives;
  • signaler, au nom du MDN et des FC, les cas importants de perte ou de compromission de marchandises contrôlées à la DMC de TPSGC et, au besoin, aux gouvernements étrangers.
gestionnaires et les cmdt
  • veiller à ce que les employés du MDN, les militaires, les entrepreneurs intégrés et les fonctionnaires d’autres ministères qui travaillent dans des installations du MDN et des FC :
    • aient suivi la formation appropriée en ce qui concerne les marchandises contrôlées;
    • aient uniquement accès à de la technologie contrôlée ou examinent d’autres marchandises contrôlées, conformément à la présente DOAD;
  • faire en sorte que tous les postes au sein du MDN et des FC dont les titulaires ont besoin d’accéder à de la technologie contrôlée ou d’examiner d’autres marchandises contrôlées soient désignés comme devant être occupés par des personnes ayant la citoyenneté canadienne et détenant une habileté de sécurité de niveau II (secret);
  • faire en sorte qu’aucun document concernant le contrôle de l’exportation ne soit signé avant que le Bureau de l’ATTC n’ait pu l’étudier et l’approuver;
  • veiller à ce que les marchandises contrôlées sous leur responsabilité soient manipulées conformément à la présente DOAD.
CMC
  • agir en tant que :
    • bureau de première responsabilité de leur organisation ou unité pour les marchandises contrôlées;
    • point de contact entre leur groupe, commandement, division ou unité et le Bureau de l’ATTC pour toutes les questions concernant la conformité à la présente DOAD et toutes les autres questions relatives aux marchandises contrôlées.
AT
  • signaler à l’AA toutes les marchandises contrôlées faisant l’objet d’un processus d’approvisionnement;
  • faire en sorte que les marchandises contrôlées soient signalées (à l’aide d’une justification appropriée pour appuyer l’attribution du CDM) dans le SCGC, le SAFC et le SIGRD;
  • veiller à ce que toute la documentation technique contrôlée sur support papier et sous forme électronique soit marquée comme telle de la façon appropriée;
  • élaborer ou, le cas échéant, d’approuver les instructions de démilitarisation;
  • conserver les certificats de démilitarisation.
AA
  • consulter le Bureau de l’ATTC dès que possible lorsqu’un processus d’approvisionnement vise des marchandises contrôlées;
  • faire en sorte que les exigences applicables de la présente DOAD soient prises en compte dans les documents relatifs au processus d’approvisionnement;
  • informer TPSGC de la présence de marchandises contrôlées, généralement au moyen de la liste de vérification des exigences relatives à la sécurité et dans les documents de réquisition;
  • veiller à ce que les énoncés appropriés, notamment les clauses et les conditions d’acquisition types, soient incorporés aux documents relatifs au processus d’approvisionnement concernant les marchandises contrôlées;
  • veiller à ce que tous les soumissionnaires canadiens soient inscrits à la DMC de TPSGC;
  • veiller à ce que tous les soumissionnaires étrangers soient inscrits au Département d’État des États-Unis ou soigneusement filtrés par le SSI de TPSGC;
  • faire en sorte que l’autorisation étrangère de transfert applicable soit obtenue avant que les soumissionnaires n’aient accès aux marchandises contrôlées d’origine étrangère pendant un processus d’approvisionnement;
  • transmettre au Bureau de l’ATTC, pour étude et approbation, tous les documents liés au contrôle de l’exportation (p. ex. les certificats d’utilisateur final, les licences d’exportation et les accords de licences techniques ou de fabrication) avant leur signature, et conserver l’original de ces documents dans le dossier d’approvisionnement.
employés du MDN et les militaires
  • se conformer à la présente DOAD;
  • suivre la formation obligatoire pertinente sur les marchandises contrôlées;
  • signaler toute perte ou compromission présumée de marchandises contrôlées.

Références

Références principales

Références supplémentaires