DOAD 9000-1, Identification et traitement des documents confidentiels du Cabinet

Identification

Date de publication : 1999-09-09

Application : Cette ordonnance s'applique aux membres des Forces canadiennes (FC) et cette directive s'applique aux employés du ministère de la Défense nationale (MDN).

Documents annulés :

Autorité approbatrice : Cette DOAD est publiée avec l'autorisation du sous-ministre adjoint des Politiques (SMA(Pol)).

Renseignements : Directeur - Liaison avec le Cabinet (D Ln Cabinet)


Définitions

Cabinet (Cabinet)
Le terme Cabinet désigne le Conseil privé de la Reine pour le Canada, les comités du Conseil privé de la Reine pour le Canada, le Cabinet et ses comités. Ces derniers comprennent les comités permanents, les comités spéciaux et les autres comités de ministres.
Nota - Le terme conseil est souvent utilisé de façon interchangeable avec le terme cabinet.
Destinataire autorisé (authorized recipient)
Un destinataire autorisé est un employé du MDN ou un membre des FC qui :
  • possède une habilitation de sécurité de niveau II, secret;
  • a « besoin de savoir », c.-à-d. qu'il lui est nécessaire de prendre connaissance de certains renseignements pour s'acquitter de ses fonctions.
Document (record)
Le terme document s'entend de tous éléments d'information, quels que soient leur forme et leur support, notamment correspondance, note, livre, plan, carte, dessin, diagramme, illustration ou graphique, photographie, film, microfiche, enregistrement sonore, bande vidéo, disquette, ou toute reproduction de ces éléments d'information.
Document confidentiel du Cabinet (Cabinet confidence)
Un document confidentiel du Cabinet se rapporte à un document complet ou à des renseignements contenus dans un document qui décrivent les mécanismes de prise de décisions, individuelle ou collective, ainsi que le processus d'élaboration des politiques des ministres ou du Cabinet.
Exemples : ordres du jour et procès-verbaux des délibérations du Cabinet, rapports des comités et mémoires au Cabinet.
Tous les renseignements qui portent sur les affaires du Cabinet sans toutefois faire partie des documents du Cabinet mentionnés plus haut constituent eacute;galement des documents confidentiels. De tels renseignements peuvent se trouver dans de nombreux autres types de documents.
Exemples : analyses, dossiers de présentation, aide-mémoire, présentations au Conseil du Trésor (CT), décisions du CT, notes de synthèse à l'intention des ministres, lettres entre ministres et comptes rendus des communications entre ministres.
Les documents produits au sein du MDN qui font référence à des décisions, des discussions ou des ordres du jour du Cabinet ou de ses comités (notamment le CT) sont également des documents confidentiels du Cabinet.
Document du Cabinet (Cabinet documents)
Les documents du Cabinet sont des documents officiels publiés par le Bureau du Conseil privé (BCP) tels que les mémoires au Cabinet, les aide-mémoire, les dossiers de présentation, les rapports des comités du Cabinet et les rapports de décisions du Cabinet, qui sont rigoureusement contrôlés grâce au système des dossiers du Cabinet. Chaque document a un numéro de série et de copie. Ces documents sont imprimés sur du papier de couleur pour indiquer leur aractère spécial et qu'ils nécessitent un traitement particulier.

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Identification des documents confidentiels du Cabinet

Analyse de la raison d'être

Une « analyse de la raison d'être » désigne l'opération qui permet d'évaluer si un document est un document confidentiel du Cabinet. En examinant dans quel but un document est conçu ou rédigé, on peut déterminer s'il renferme un ou plusieurs renseignements confidentiels du Cabinet.

Un document est considéré comme étant un document confidentiel du Cabinet s'il vise à :

Nota - Le type apparent d'un document et son titre ne devraient pas servir à déterminer sa nature puisque de nombreux documents ont été mal étiquetés, ce qui pourrait induire en erreur ceux qui les consultent. Le contenu, et non le titre, détermine la nature d'un document.

Il faut prendre soin de n'inclure que les documents destinés au ministre dans cette catégorie. Les documents produits pour les fonctionnaires dans le cadre de l'élaboration des politiques, par exemple, ne sont pas des documents confidentiels du Cabinet.

Annexes, appendices, pièces jointes, etc.

L'information annexée aux documents confidentiels du Cabinet ne constitue pas nécessairement un document confidentiel.

Cette information devrait être examinée indépendamment du document qu'elle accompagne. Si un document n'a pas été préparé dans le but de présenter des recommandations ou des propositions au Cabinet, mais plutôt pour un usage qui ne touche pas le processus du Cabinet, ce document n'est pas confidentiel.

Exemple : un mémoire au Cabinet peut contenir des pièces jointes telles que :

Ces documents n'étaient pas à l'origine des documents confidentiels et ne le deviennent pas simplement parce qu'ils ont été annexés à un document confidentiel.

Nota - Le fait que les documents étaient annexés à un mémoire au Cabinet constitue en soi un renseignement confidentiel et il ne doit pas être révélé.

Documents contenant des renseignements sur la teneur des documents confidentiels

Pour que des documents soient considérés confidentiels, il faut qu'il existe un rapport entre les renseignements contenus dans ces documents et le processus collectif de prise de décisions et d'élaboration de politiques par les ministres.

Exemple : un document faisant état de certaines statistiques qui figurent aussi dans un mémoire au Cabinet devient automatiquement un document confidentiel. Ce n'est pas un document confidentiel s'il se réfère aux statistiques sans mentionner qu'elles apparaissent dans un mémoire.

De plus, si seulement une partie du document contient de l'information confidentielle, ce n'est alors que cette partie qui est considérée comme confidentielle dans le document.

Présentation des documents

Le document doit être traité de la même manière, qu'il s'agisse d'une version provisoire ou définitive.

Exemple : l'ébauche d'un document rédigé dans le but de soumettre des propositions et des recommandations au Cabinet, mais qui n'a jamais été présenté, demeure un document confidentiel.

Tableau des types de documents

Dans le tableau suivant figurent certains types de documents considérés comme confidentiels.

Type il s'agit …

Mémoires au Cabinet

de documents qui présentent des propositions ou des recommandations au Cabinet. Ce groupe de documents comprend, sans s'y limiter, des documents intitulés mémoires au Cabinet. Par exemple, les présentations au CT sont des documents qui contiennent des propositions ou des recommandations au Cabinet et font partie de la présente catégorie.

Au cours des dernières années, l'utilisation d'aide-mémoire et de dossiers de présentation pour informer les ministres, et présenter des propositions et des recommandations a aussi augmenté. Ce sont également des documents confidentiels du Cabinet.

Ordres du jour et procès-verbaux

de documents tels que les ordres du jour des réunions du Cabinet ou les rapports des délibérations et décisions du Cabinet et incluent :

  • ordres du jour des réunions du Cabinet et de ses comités;
  • procès-verbaux de toutes les réunions du Cabinet;
  • comptes rendus de décisions provenant de ces rencontres tels que rapports de décisions du Cabinet et rapports de comités.

Documents de travail

de documents qui présentent aux membres du Cabinet des renseignements de base, des analyses de problèmes ou des options politiques.

Nota - Bien que les documents de travail, conformément à la Loi sur l'accès à l'information, ne fassent plus partie du système de dossiers du Cabinet, ceux-ci pourraient encore faire l'objet d'une demande s'ils relevaient du système de dossiers au moment de leur préparation. L'alinéa 69(1)(b) de la loi s'applique donc à ces documents.

Un document intitulé « Document de travail », « Aide-mémoire » ou « Dossier de présentation » qui contient des recommandations ou des propositions destinées au Cabinet doit être traité comme un mémoire au Cabinet.

Versions provisoires d'une loi

de tous les avant-projets de loi, qu'ils aient été présentés ou non à la Chambre des communes ou au Sénat et que le Cabinet en ait pris connaissance ou non. Ceux-ci demeurent toujours des documents confidentiels du Cabinet.

Les versions provisoires d'une loi demeurent des documents confidentiels même après que la version définitive a été présentée à la Chambre des communes ou au Sénat, et même après que la version définitive a été approuvée et est en vigueur.

Nota - Les documents mentionnés plus haut sont des documents qui sont contrôlés en vertu du système de dossiers du Cabinet du BCP et requièrent un traitement particulier, mais non ceux qui suivent.

Communication entre ministres

de comptes rendus de communications ou de correspondance entre ministres, de nature officielle ou non, sur des questions liées à la prise des décision du gouvernement ou à la formulation de sa politique.

Une lettre qu'un ministre adresse à un autre ministre, dans laquelle il fait part de ses opinions ou des décisions qu'il a prises, est un document confidentiel.

Il peut s'agir aussi de :

  • documents contenant des notes prises lors de discussions entre ministres;
  • documents préparés à l'intention d'un ministre en vue d'une discussion.

Notes de synthèse à l'intention des ministres

de documents qui servent à renseigner les ministres sur :

  • des questions dont le Cabinet est saisi ou qu'on se propose de lui soumettre;
  • des sujets d'intérêt ou qui seront à débattre entre les ministres.

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Traitement et diffusion des documents confidentiels du Cabinet

Identification des documents confidentiels du Cabinet

Les documents confidentiels du Cabinet sont des documents secrets. Chaque page de ces documents doit être clairement estampillée avec la cote de sécurité appropriée et la mention « documents confidentiels du Cabinet » par l'auteur.

L'auteur ou le Bureau de première responsabilité (BPR) devrait identifier les paragraphes de ces documents qui contiennent des renseignements confidentiels en inscrivant les lettres RP (renseignements privilégiés) après le préfixe de sécurité du document [ex. : Secret (RP)] et du paragraphe [ex. : S-RP], et ce, au moment de leur rédaction. Il sera ainsi plus facile de trouver les parties à enlever dans le cas d'une demande présentée en vertu de la Loi sur l'accès à l'information.

Si le texte confidentiel est court, il suffit de le souligner pour le repérer plus facilement;

Exceptions  - Pour ce qui est des présentations au CT et au Gouverneur en conseil, il faut se conformer au Guide des présentations au Conseil du Trésor.

Protection des documents confidentiels du Cabinet

Les décisions du CT, les lettres des ministres, la correspondance dans laquelle il est fait mention des décisions du Cabinet et des discussions entre les ministres, etc. qui sont acheminées au Ministère sont rarement identifiées comme des documents confidentiels, mais ces documents doivent tout de même être traités comme tels.

Tous les documents contenant des renseignements confidentiels ne doivent pas être classés avec les autres dossiers au sein des directions, mais plutôt dans les dossiers approuvés (OTAN 7530-21-902-0364 (Secret)).

Chaque direction doit garder les dossiers contenant des documents confidentiels en ordre séquentiel pour faciliter leur consultation par les personnes autorisées seulement.

Lors de l'élimination de documents confidentiels, il faut respecter les dispositions énoncées dans les politiques gouvernementales et ministérielles, et la Politique de sécurité du ministère de la Défense nationale, chapitre 11, « Destruction d'information classifiée ».

Vérification annuelle des documents

Chaque année, le BCP ou le personnel de la sécurité du MDN effectue la vérification de tous les documents afin de procéder à une évaluation en matière de contrôle et de sécurité. On examine le registre des documents, le système de classement, les mesures de sécurité et tous les documents que détient le MDN au moment de la vérification.

Reproduction

Il ne faut pas reproduire ou copier, en totalité ou en partie, les documents officiels du Cabinet publiés par le BCP.

Divulgation

La divulgation, réelle ou présumée, d'un document confidentiel du Cabinet constitue un manquement à la sécurité et doit être signalée sur-le-champ au D Ln Cabinet.

Réception de documents confidentiels du Cabinet

Les documents du Cabinet provenant de l'extérieur du MDN, notamment les documents qui relèvent du système de dossiers du Cabinet du BCP (mémoires au Cabinet, rapports des comités, rapport des décisions du Cabinet, etc.) sont toujours transmis selon le principe du « besoin de savoir » :

À la réception de documents confidentiels, le destinataire doit :

Cet accusé de réception est une preuve que le destinataire a reçu les documents. Le destinataire doit inscrire au dossier les documents confidentiels reçus et retournés, et conserver les accusés de réception jusqu'à la fin de la prochaine vérification des documents confidentiels.

Dans les rares cas où un BPR reçoit directement des documents du Cabinet provenant de l'extérieur du MDN, il doit les faire parvenir dans les plus brefs délais en main propre au D Ln Cabinet.

Diffusion des documents confidentiels du Cabinet

Le D Ln Cabinet est chargé de l'identification, de l'inscription et du suivi des documents du Cabinet.

Les documents du Cabinet ne doivent jamais être laissés sans surveillance. Ils doivent être rangés sous clé dans un classeur de sécurité approuvé, après usage.

Le BPR et le Bureau de consultation (BC) doivent examiner ces documents et les faire circuler rapidement. Ceux-ci ne peuvent être retenus que deux jours ouvrables sans qu'il soit nécessaire d'en informer le D Ln Cabinet.

Après diffusion, les documents du Cabinet doivent être immédiatement retournés au D Ln Cabinet. Toute consultation ultérieure de ces documents peut se faire par l'entremise du D Ln Cabinet.

Le D Ln Cabinet est le seul qui peut modifier les listes de diffusion des documents du Cabinet.

Transmission à l'extérieur des immeubles du MDN

Les documents du Cabinet qui sont transmis à l'extérieur d'un immeuble protégé du MDN doivent être placés dans un porte-documents approuvé fermant à clé.

Seuls les messagers des Services des documents et des bibliothèques de la Défense nationale (SDBDN) peuvent transporter les documents du Cabinet à destination ou en provenance du BCP. De même, les personnes avec une habilitation de sécurité de niveau II, secret, sont les seules à pouvoir sortir les documents du Cabinet de l'édifice Pearkes à destination d'autres immeubles du MDN.

On ne doit jamais utiliser les services commerciaux de messagerie pour la transmission des documents du Cabinet.

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Traitement des demandes externes de consultation

Convention constitutionnelle

La convention constitutionnelle fait en sorte que les documents du Cabinet d'un gouvernement antérieur sont réservés aux membres de ce dernier et ne peuvent être divulgués à un ministre d'un nouveau gouvernement. La convention s'applique également aux documents confidentiels dont il peut être question dans les dossiers ministériels.

Non-diffusion

La Loi sur l'accès à l'information ne s'applique pas aux documents confidentiels du Cabinet. Ainsi, de tels documents détenus par le MDN et les FC ne seront pas communiqués aux personnes qui font une demande d'accès à l'information.

Puisque le directeur de l'Accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (DAIPRP) répond à ce type de demandes, il faut lui transmettre les documents confidentiels du Cabinet qui font l'objet d'une demande. Le DAIPRP se chargera alors d'obtenir pour chacun des éléments d'information qui sont confidentiels l'autorisation du BCP pour leur exclusion des documents communiqués en réponse aux demandes, s'il y a lieu.

Le commissaire à l'information du Canada ou son personnel n'ont pas le pouvoir d'examiner les documents considérés comme des documents confidentiels du Cabinet.

Sources des demandes

Les demandes d'accès aux documents contenant des renseignements confidentiels du Cabinet proviennent généralement :

Demandes du vérificateur général

Le vérificateur général a le droit de consulter l'information qu'il juge utile à l'exécution de ses fonctions en vertu de la Loi sur le vérificateur général, et le Ministère a pour politique de lui fournir, dans la mesure du possible, toute l'information requise.

Toute demande de consultation du vérificateur général des documents confidentiels du Cabinet devrait être transmise immédiatement au D Ln Cabinet qui :

Demandes de consultation non pertinentes

Puisque la plupart des documents officiels du Cabinet sont des documents du Conseil privé ou du CT, et non du MDN, ce dernier n'a pas le pouvoir de transmettre ces documents directement au vérificateur général.

Il arrive occasionnellement toutefois que les employés du MDN ou que les membres des FC reçoivent des demandes de cette nature. Ceux-ci doivent expliquer aux requérants que le MDN n'est pas autorisé à transmettre cette information et qu'il faut respecter les mesures suivantes :

Demandes de consultation en vertu de la Loi sur l'accès à l'information

Le paragraphe 69(1) de la Loi sur l'accès à l'information prévoit que les documents confidentiels sont exclus de l'application de la Loi durant une période de vingt ans, après quoi, ils ne sont plus protégés, à moins que d'autres exemptions soient en vigueur.

Nota - Un document de travail (maintenant appelé « section de l'analyse » dans le mémoire au Cabinet) est traité de manière quelque peu différente.

Si :

alors :

Toutefois, si aucune décision n'a été prise, les documents de travail demeurent confidentiels pendant vingt ans.

Les BPR qui examinent une telle demande doivent, en vertu de la Loi sur l'accès à l'information, identifier tous les documents confidentiels et en informer le DAIPRP.

Références

Références principales

Références supplémentaires